Soluciones Digitales
Cómo implementar el código de barras en su empresa
Una guía paso a paso, sin tecnicismos, para lograr dos cosas: una bodega ordenada y saber con exactitud cuánto inventario tiene.
Su meta: una bodega ordenada y un inventario en el que se pueda confiar
Hoy, cuando un cliente pregunta “¿tiene tornillos de un cuarto?”, alguien tiene que ir a mirar. Al terminar de aplicar esta guía, la respuesta estará en la pantalla en segundos, y será la correcta.
Para explicarlo usaremos un ejemplo: Doña Marta tiene una ferretería de barrio con cientos de productos. Todo lo que ella hace también aplica a una tienda, una distribuidora, una farmacia o una librería.
Lo que necesita: cuatro piezas que trabajan juntas
Una advertencia honesta: el código de barras no arregla el desorden por sí solo. Un producto mal guardado, con etiqueta, sigue estando mal guardado.
Por eso esta guía va en orden: primero se entiende, luego se ordena, después se etiqueta y por último se escanea.
Parte 1 Entienda lo básico
¿Qué es un código de producto?
Es el “DPI” de su producto: una clave única que identifica a cada artículo, sin importar cómo lo llame cada persona.
El problema: un mismo tornillo con cuatro nombres
En la ferretería de Doña Marta, todos se refieren al mismo tornillo, pero cada quien lo escribe distinto. Para el sistema, ¡parecen cuatro productos diferentes!
- El bodeguero lo anota
Tornillo 1/4 hexagonal
- El vendedor lo pide
Tornillo de un cuarto
- Compras lo escribe
Torn. hex. 1/4 x 1 pulg.
- La factura del proveedor dice
Tornillo cabeza hexagonal 6.35 mm
El código es la llave de una ficha
Piense en el código como la llave de una ficha. Todo lo demás (nombre, precio, ubicación, existencia) cuelga de esa ficha y puede cambiar. La llave nunca cambia.
- Código
- 03001
- Nombre
- Tornillo hexagonal 1/4 x 1 pulg.
- Unidad de medida
- Unidad
- Familia
- Tornillos
- Ubicación
- A-02-2
- Existencia
- 500
- Precio
- Q0.75
Código de producto y código de barras: no son lo mismo
Es el nombre único, hecho solo de números. Una persona lo puede leer y escribir.
03001
Es ese mismo código “traducido” a rayas, para que una máquina lo lea en una fracción de segundo.
Es como escribir su nombre a mano o firmar con un sello que la máquina reconoce: dice lo mismo, pero uno es para personas y el otro para lectores.
¿Para qué sirve un código de producto?
Para que todo el negocio hable el mismo idioma: quien vende, quien compra, quien bodega y el sistema.
Vender más rápido
Un “bip” y aparecen el producto y su precio. Nadie busca en una lista ni pregunta “¿cuánto cuesta esto?”.
Inventario exacto
Cada entrada y salida queda registrada al instante, así que el sistema se parece a lo que hay en la bodega.
Encontrar todo
Con un código y una ubicación, cualquier persona encuentra el producto sin preguntar a “quien sabe”.
Menos errores
Una persona que digita códigos se equivoca tarde o temprano. Un lector no se cansa ni se distrae.
Personal nuevo, listo antes
Ya no hace falta memorizar nombres ni saber dónde está cada cosa: se escanea y el sistema responde.
Mejores decisiones
Sabrá qué se vende más, qué se estanca y qué conviene comprar, en lugar de adivinar.
Un día normal: un cliente pide 10 tornillos
Sin código de barras
- El vendedor busca en la lista o pregunta al bodeguero.
- Alguien camina a la bodega para ver si hay.
- La venta se anota a mano.
- Al final del día, alguien descuenta del inventario (si se acuerda).
Con código de barras
- Escanea el producto.
- La pantalla muestra nombre, precio y existencia.
- Cobra.
- El inventario se descuenta solo.
Parte 2 Diseñe su orden
Cómo inventarse una codificación que ayude
Una “codificación” es la regla que usted inventa para ponerle código a cada producto. No hay una única forma correcta, pero sí reglas que evitan problemas futuros.
Seis reglas de oro para cualquier codificación
- Un producto, un código. Nunca dos productos con el mismo código, ni un mismo producto con dos códigos propios.
- El código no cambia jamás. Aunque cambie el nombre, el precio, el proveedor o el lugar donde se guarda.
- Corto y fácil de escribir. De 4 a 8 dígitos. Si el lector falla, alguien debe poder digitarlo sin equivocarse.
- Solo números. Sin letras, espacios, tildes ni guiones. Un código numérico se imprime más angosto (lo vemos enseguida) y se digita rápido en el teclado numérico.
- Deje espacio para crecer. Reserve más dígitos de los que hoy necesita: con tres dígitos por familia caben hasta 999 productos en cada una.
- Nunca reutilice un código. Si dejó de vender un producto, ese código queda “retirado”, no se le da a otro.
Tres formas de crear los códigos
Consecutivo simple
Del 1 al infinito: el primer producto es el 1, el segundo el 2, y así sucesivamente.
0002 Pintura blanca
0003 Tornillo 1/4
A favor: es lo más fácil, nunca se repite, no depende de ninguna clasificación y jamás queda “desactualizado”.
Cuidado: el código no dice nada por sí solo; hay que consultarlo en el sistema.
Por familias
Los dos primeros dígitos indican el grupo del producto (la familia) y los siguientes, su consecutivo dentro del grupo. Por ejemplo: 03 = Tornillos, 02 = Pinturas.
03002 Tornillo 3/8
02001 Pintura blanca
A favor: con solo mirar los dos primeros dígitos, se sabe de qué tipo es. Es más fácil detectar errores y ordenar por grupos.
Cuidado: defina pocas familias (entre 8 y 15) y bien claras, porque después es incómodo cambiarlas. Dos dígitos alcanzan hasta para 99 familias.
Por localización
Los primeros dígitos indican el pasillo y el estante donde se guarda el producto. Por ejemplo, 103001 = pasillo 1, estante 03, producto 001.
103002 Serrucho
201001 Pintura
A favor: se sabe de inmediato dónde buscarlo.
Cuidado: si el producto se mueve de lugar, el código “miente”… y hay que reetiquetar todo. Sirve solo para cosas que nunca cambian de sitio.
Nuestra recomendación: use el código por familias, con solo números (o el consecutivo simple, si prefiere máxima sencillez) y guarde la ubicación como un dato aparte, con etiquetas en los estantes. Así, si mueve un producto, solo cambia su ubicación: el código y la etiqueta siguen sirviendo.
Por qué conviene que sus códigos sean solo números
Los códigos de barras más usados en inventarios (el tipo Code 128) tienen un modo especial para números: guardan dos dígitos en cada símbolo. Por eso un código de solo números ocupa bastante menos ancho que uno con letras.
- Etiquetas más angostas. Un rollo más angosto cuesta menos y el código cabe en productos pequeños: bolsas de tornillos, tubos, cajitas.
- Lectura más fácil. En una misma etiqueta, un código corto deja dibujar las barras más gruesas, y las barras gruesas se leen mejor, incluso si la impresión no sale perfecta.
- Sin confusiones al digitar. No hay letra O contra cero, ni letra I contra uno, ni mayúsculas, ni guiones. Y en el teclado numérico se escribe muy rápido.
- Lo entiende cualquier lector. Los números funcionan en todos los tipos de código de barras, así que no queda atado a uno solo.
El precio de usar solo números: un código como 03001 ya no “dice” tornillo a simple vista. Se compensa imprimiendo el nombre del producto en la etiqueta y pegando en la bodega una tabla de familias (01 Herramientas, 02 Pinturas, 03 Tornillos, 04 Electricidad).
Un consejo de impresión: como el modo numérico guarda los dígitos de dos en dos, una cantidad par de dígitos queda todavía más angosta. Un código de 6 dígitos (030001) ocupa menos ancho que uno de 5 (03001). Compare ambos en la prueba de abajo.
Pruebe usted mismo: arme un código y compare el ancho de su etiqueta
El sistema asigna el siguiente número solo. Aquí lo escribe usted para ver cómo queda. Con familia se usan 3 dígitos (hasta 999 por familia); sin familia, 4 dígitos.
Código de producto
Así se vería su etiqueta:
Cómo organizar la bodega
La regla que lo resume todo: un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar.
Piense en su bodega como una ciudad
Para encontrar una casa se necesita una dirección: zona, calle y número. Su bodega funciona igual. Cada espacio recibe una “dirección” corta, formada por tres datos: pasillo, estante y nivel (contando desde el piso).
Toque cualquier espacio del estante. Esta dirección también se imprime como etiqueta con código de barras y se pega en el estante, para poder escanear “dónde” se guarda algo.
Cinco pasos para ordenar
- Limpie y separe. Saque lo dañado, lo vencido y lo que ya no vende. Guárdelo aparte y decida qué hacer con eso.
- Cree zonas. Una para recibir mercadería, una para almacenar, una para despachar y otra para devoluciones o productos dañados.
- Junte lo igual. Cada producto en un solo lugar, no repartido en tres estantes.
- Lo que más sale, más cerca. Los productos de mayor movimiento, cerca de la salida y a la altura de la cintura. Lo pesado, abajo.
- Rotule los estantes. Pasillo, estante y nivel, con letra grande y de preferencia con código de barras.
Si vende productos que vencen (medicinas, alimentos, pinturas), use la regla “primero que entra, primero que sale”: lo más antiguo al frente, lo nuevo atrás.
Cómo empezar
Esta es la ruta completa, en el orden en que conviene hacerla. Marque cada paso cuando lo termine y su avance quedará guardado en este navegador.
Empiece pequeño. No etiquete toda la bodega de golpe. Escoja una sección o los 30 productos que más se mueven, pruebe, corrija y luego siga con el resto.
Parte 3 Elija su equipo
Etiquetado
Etiquetar es imprimir el código de barras de cada producto y pegarlo donde el lector pueda verlo.
Qué se etiqueta
Cada artículo, o su caja si viene empacado. Es lo que se escanea al vender y al contar.
Los estantes y niveles. Sirven para escanear dónde se guarda algo y encontrarlo después.
Los bultos grandes que llegan de proveedores o salen a clientes.
Cómo es una buena etiqueta
- ANombre corto y legible. Para que una persona sepa de qué se trata sin escanear.
- BLas barras. Grandes, nítidas y con un margen blanco a ambos lados. Sin dobleces ni manchas.
- CEl código en números. Por si el lector no puede leer las barras, se digita a mano.
- DDatos opcionales. Ubicación, precio o unidad. Todo lo que sea útil, sin saturar la etiqueta.
Dónde y cómo pegarla
- Sobre una superficie limpia, seca y plana.
- Siempre en el mismo sitio (por ejemplo, esquina superior derecha) para que el personal se acostumbre.
- Sin doblarla en esquinas, ni sobre curvas muy cerradas.
- Sin cubrirla con cinta muy brillante, que refleja la luz y confunde al lector.
- Antes de imprimir mil, imprima 10 y pruébelas con su lector.
Qué tipo de código de barras usar
Existen varios “estilos” de código de barras. No necesita aprender todos, pero conviene distinguir estos tres:
| Tipo | Cómo se ve | Úselo cuando… |
|---|---|---|
| Code 128 | Rayas verticales. Acepta letras y números; con solo números se comprime y queda más angosto. | Vaya a crear sus propios códigos internos (como 03001). Es la opción recomendada para inventario. |
| EAN-13 / UPC | Rayas con 13 (o 12) números debajo. Son los de los productos del supermercado. | El producto ya viene de fábrica con este código. No se inventan: los asigna la organización internacional GS1. |
| Código QR | Un cuadrito de puntos. | Necesite guardar más información o leerlo con el celular. |
¿Su producto ya trae código de barras de fábrica? Entonces no lo etiquete de nuevo: use el que trae. Solo registre ese código en la ficha del producto.
Etiquete con su propio código únicamente lo que no trae código: productos a granel, los que usted empaca o fracciona, y los de proveedores que no lo incluyen.
Impresoras especializadas en etiquetas
Las etiquetas de código de barras no se imprimen con una impresora de oficina común. Se usan impresoras de etiquetas, que trabajan con calor en lugar de tinta.
Por qué no sirve la impresora normal
- La tinta se corre con la humedad y el roce, y el código deja de leerse.
- Hay que imprimir en hoja carta, cortar y pegar con goma. Es lento y se desperdicia papel.
- Las barras salen menos precisas y a veces el lector no las reconoce.
Tres tipos de impresoras
| Tipo | Cómo es | Ideal para |
|---|---|---|
| De escritorio | Del tamaño de una caja de zapatos. Se conecta a la computadora. | La mayoría de negocios pequeños y medianos: oficina o bodega. |
| Industrial | Más grande y robusta, hecha para trabajar todo el día. | Imprimir miles de etiquetas diarias, de forma continua. |
| Portátil | Cabe en la mano o se cuelga del cinturón. | Etiquetar directamente en los estantes, caminando por la bodega. |
Qué revisar antes de comprar
- Tipo de impresión: directa o por transferencia térmica (lo vemos en la siguiente sección).
- Ancho de etiqueta: asegúrese de que acepte la medida que usará. Una muy común es de 4 pulgadas de ancho.
- Resolución: 203 dpi alcanza para la mayoría. Si sus etiquetas son muy pequeñas, considere 300 dpi.
- Conexión: USB es lo más sencillo; también existen con red y con Bluetooth.
- Compatibilidad con su sistema: consulte antes de comprar, no después.
- Insumos disponibles: que las etiquetas y cintas de repuesto se consigan fácilmente en Guatemala.
Entre las marcas más conocidas de impresoras de etiquetas están Zebra, TSC, Godex, Honeywell y Brother. Lo importante no es la marca, sino que cumpla con la lista anterior.
Tipos de etiquetas: directas e indirectas
Esta es la decisión que más confunde. La buena noticia: se resume en una sola pregunta, ¿cuánto tiempo debe durar la etiqueta?
Directa (térmica directa)
El papel de la etiqueta está tratado con un químico que se oscurece con el calor. La impresora lo calienta y aparece el código. No lleva tinta ni cinta.
Piense en: el recibo del supermercado. Se lee bien hoy, pero con el sol, el calor y los meses, se va borrando.
Indirecta (transferencia térmica)
La impresora calienta una cinta (en inglés, ribbon) y la tinta de esa cinta se derrite y se queda pegada en la etiqueta.
Piense en: un sello de imprenta. La tinta queda fija, y aguanta el roce, la humedad y los años.
| Directa | Indirecta | |
|---|---|---|
| Necesita cinta | No | Sí (se cambia cuando se termina) |
| Duración del código | Meses; se desvanece con calor y luz | Años |
| Resiste roce y humedad | Poco | Mucho (más aún con cinta de resina) |
| Costo | Menor: menos insumos que comprar | Mayor: etiquetas y cinta |
| Ideal para | Cajas de envío, etiquetas que rotan rápido, usos de corta duración | Productos y estantes que se etiquetan una vez y se quedan; ambientes exigentes |
Otros dos detalles que le preguntarán al comprar
- Material de la etiqueta: papel (económico, para uso interior) o sintética (plástico, resiste agua, sol y roce).
- Tipo de cinta (solo para indirectas): de cera (económica, para papel), de cera y resina (punto medio) y de resina (la más resistente, para etiquetas sintéticas).
Ayuda para decidir
¿Cuánto tiempo necesita que la etiqueta siga legible?
Lectores de código de barras
Un lector es, en el fondo, un teclado muy rápido que solo sabe escribir códigos. Al escanear, “escribe” el código donde esté el cursor y presiona Enter, sin equivocarse.
Pruébelo en 30 segundos: conecte el lector a una computadora, abra el Bloc de notas y escanee una etiqueta. Si el código aparece escrito, el lector funciona.
Tipos de lectores
| Tipo | Cómo es | Ideal para |
|---|---|---|
| De mano, con cable | Una “pistola” conectada por USB a la computadora. | Mostrador y punto de venta. Sencillo y confiable. |
| Inalámbrico | Sin cable; se comunica con la computadora por radio o Bluetooth. | Moverse por la bodega o el local sin estar pegado a la computadora. |
| Colector de datos | Un mini computador con lector integrado y pantalla. Guarda lo que lee. | Tomas físicas grandes: se cuenta caminando por los pasillos y luego se envía todo al sistema. |
| Celular con cámara | Su propio teléfono, con una aplicación. | Pruebas iniciales o negocios con pocos productos. Es más lento con volumen alto. |
Láser o de imagen: cuál elegir
Los lectores láser leen una línea roja sobre las barras; son muy rápidos con etiquetas en buen estado. Los de imagen (2D) “toman una foto” del código: leen casi cualquier etiqueta, aunque esté rayada o arrugada, e incluso códigos que se muestran en una pantalla. Si tiene dudas, elija uno de imagen: es más tolerante.
Punto de partida sugerido: un lector de mano con cable para el mostrador y uno inalámbrico (o colector de datos) para la bodega y las tomas físicas.
Parte 4 Póngalo a trabajar
Toma de inventarios
Una toma de inventario, o “toma física”, consiste en contar lo que realmente hay en la bodega y compararlo con lo que el sistema dice que debería haber.
Por qué el conteo a mano falla
Con papel y lápiz, cada producto pasa por tres manos: alguien lo cuenta, alguien lo escribe y alguien lo digita. Son tres oportunidades de error por producto. Con un lector, solo se escanea: el código llega solo, sin errores de escritura.
Siete pasos para una buena toma física
- Prepare. Fije el día, avise al personal y ordene la bodega antes de empezar.
- Detenga los movimientos. Mientras se cuenta, nada entra ni sale (o se anota aparte lo que se mueva).
- Divida por zonas. Cada zona se asigna a una persona que cuenta y otra que verifica.
- Cuente escaneando. Cada “bip” suma una unidad. En productos a granel, se escanea una vez y se digita la cantidad.
- Recuente lo que no cuadra. Antes de dar por malo un dato, vuelva a contar ese producto.
- Revise las diferencias. El sistema muestra faltantes y sobrantes. Investigue las más grandes: ¿una venta sin registrar? ¿un producto en otro estante? ¿un error de captura?
- Ajuste y corrija la causa. Actualice las existencias y arregle lo que originó el problema, para que no se repita.
No espere al inventario anual. Además de la toma completa, haga conteos cíclicos: cada semana cuente una sección o los productos de más valor. Así los errores se descubren a tiempo y no se acumulan.
Su sistema en acción
Las etiquetas y el lector son la mitad del trabajo. La otra mitad la hace nuestro sistema: leer los códigos, crearlos, ayudarle a contar y venderle más rápido.
Lee y genera códigos de barras
Al leer
En cualquier pantalla donde deba escoger un producto (venta, compra, ajuste o toma física), escanear equivale a escribir el código. El sistema encuentra el producto solo.
Al generar
Cuando crea un producto nuevo, el sistema le asigna su código y genera el código de barras listo para imprimir en su impresora de etiquetas.
Tomas físicas
El sistema lleva la cuenta de cuánto debería haber de cada producto. En una toma física, usted cuenta escaneando y el sistema hace la comparación por usted.
- Crear la tomaIndique la fecha y la zona o los productos que va a contar.
- EscanearRecorra los estantes con el lector; cada bip queda registrado.
- Ver diferenciasEl sistema muestra qué faltó, qué sobró y qué coincide.
- Aplicar ajustesDespués de revisar, las existencias quedan al día.
Punto de venta optimizado para código de barras
En el punto de venta, el cajero ya no busca ni escribe nada: escanea y cobra. Pruebe esta demostración; toque los productos como si los pasara por el lector, y luego cobre.
Productos en el mostrador (toque para escanear):
Venta actual
Aún no hay productos. Escanee alguno.
Existencia en bodega
Demostración con productos y precios de ejemplo. Fíjese que las existencias bajan solas al cobrar: nadie tuvo que descontar nada.
Para terminar Evite tropiezos y repase
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Cambiar el código de un producto
- Rompe el historial y confunde las etiquetas viejas con las nuevas. El código no se toca; cambie el nombre o la ubicación.
- Etiquetar antes de ordenar
- Etiquetar el desorden solo lo hace más caro. Primero ordene.
- Dejar etiquetas viejas mezcladas con las nuevas
- Un mismo producto con dos códigos es un inventario partido en dos. Retire las etiquetas anteriores.
- Comprar mil etiquetas sin probar
- Pruebe 10 con su lector, su impresora y su tipo de superficie antes de hacer un pedido grande.
- Mover mercadería sin escanear
- La regla de oro: nada entra ni sale sin pasar por el lector. Si se rompe, el inventario se desalinea.
- No tener un responsable
- Si nadie es dueño del orden, en unas semanas todo vuelve a como estaba. Nombre a una persona a cargo.
- Abandonar las tomas físicas
- Sin conteos periódicos, el sistema y la bodega se van separando poco a poco.
Glosario: las palabras que va a escuchar
- Código de producto
- El nombre único de un artículo. Lo recomendable es que sea solo de números.
- Código de barras
- El dibujo de rayas que representa ese código para que una máquina lo lea.
- Lector (o escáner)
- El aparato que lee el código de barras y lo envía al sistema.
- Etiqueta
- El adhesivo impreso con el código de barras, que se pega al producto o al estante.
- Existencia
- Cuántas unidades de un producto hay disponibles.
- Familia
- Un grupo de productos parecidos, como Tornillos o Pinturas.
- Ubicación
- La “dirección” de un producto en la bodega: pasillo, estante y nivel.
- Toma física
- Contar lo que realmente hay y compararlo con lo que dice el sistema.
- Diferencia
- La resta entre lo contado y lo que el sistema esperaba. Puede ser faltante o sobrante.
- Ajuste de inventario
- Corregir las existencias del sistema para que coincidan con el conteo real.
- Kardex
- El historial de entradas y salidas de un producto.
- Ribbon (cinta)
- La cinta con tinta que usan las impresoras de transferencia térmica.
Su plan para esta semana
No necesita hacerlo todo hoy. Con estos tres pasos ya habrá comenzado:
- Nombre a la persona responsable de la bodega y ordene una sola sección.
- Decida cómo serán sus códigos y haga la lista de los 30 productos que más se mueven.
- Consulte con su asesor de Soluciones Digitales sobre el equipo que le conviene: impresora, etiquetas y lector.
